業務記述書とは？作り方と活用方法をわかりやすく解説


「業務記述書って何？どうやって作ればいいの？」
「業務の効率化や人材育成に使えると聞いたけど、実際は？」

業務記述書は、会社や組織の業務内容を整理し、誰でも同じように仕事を進められるようにするための資料です。この記事では、業務記述書の基本から作成手順、活用方法までをわかりやすく解説します。

目次

  1. 業務記述書とは

  2. 業務記述書の目的とメリット

  3. 業務記述書に含めるべき内容

  4. 作成の手順とポイント

  5. 実務での活用例

  6. まとめ：業務の見える化と効率化に役立てる

1. 業務記述書とは

業務記述書とは、特定の業務の手順や内容を文章や表でまとめた書類です。

  • 個人の経験やノウハウを標準化

  • 新入社員や他部署への引き継ぎを円滑に

  • 作業の見える化・効率化に活用

ポイント：マニュアルより簡易的にまとめる場合も多く、作業手順の理解と記録が目的です。

2. 業務記述書の目的とメリット

目的

  • 業務の標準化

  • 新人教育・引き継ぎ資料として利用

  • 業務改善や効率化の基礎資料にする

メリット

  1. 属人化の解消
    → 特定の人しかできなかった作業を誰でも対応可能に

  2. 教育・研修の効率化
    → 業務内容を文章化しておくことで新人教育がスムーズ

  3. 業務改善に役立つ
    → 作業手順を見える化することで無駄を発見

3. 業務記述書に含めるべき内容

業務記述書には、業務の流れを理解できるように以下の項目を盛り込みます。

  • 業務名・目的

  • 担当者

  • 業務手順（具体的なステップを順番に）

  • 必要な資料・ツール

  • 注意点やポイント

  • 関連業務・担当部署

コツ：文章だけでなく、図表やチェックリストを組み合わせると、よりわかりやすくなります。

4. 作成の手順とポイント

手順

  1. 業務を洗い出す

  2. 順序ごとに作業内容を整理

  3. 必要な資料やツールを明記

  4. 注意点やよくあるトラブルを追記

  5. 他部署や担当者に確認して完成

ポイント

  • 専門用語は補足説明をつける

  • 一目で流れがわかるように図や表を活用

  • 定期的に更新して最新の手順を反映

5. 実務での活用例

  • 新人教育：業務記述書を基にOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を実施

  • 引き継ぎ：退職・異動時にスムーズな業務引き継ぎ

  • 業務改善：手順の見直しや無駄の削減に活用

ポイント：作るだけで終わらせず、実務で活用して改善サイクルを回すことが重要です。

6. まとめ：業務の見える化と効率化に役立てる

  • 業務記述書は、業務を標準化・見える化するための基本資料

  • 作業手順、必要資料、注意点を整理することで属人化を防ぐ

  • 新人教育や引き継ぎ、業務改善など幅広く活用可能

業務記述書を整備することで、社内の業務効率化と教育コスト削減に大きく貢献します。

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