インボイス制度対応の立替金精算書の記載例｜正しい書き方と注意点


「インボイス制度が始まったけど、立替金精算書にはどう記載すればいいの？」「消費税の区分や記載例を知りたい」
立替金精算書は、経費精算や会計処理でよく使われますが、インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応した記載方法は混乱しやすい部分です。

この記事では、立替金精算書にインボイス制度を適用する場合の記載例、ポイント、注意点をわかりやすく解説します。

1. 立替金精算書とは？

立替金精算書は、従業員が会社のために立て替えた費用を精算するための書類です。

  • 交通費や宿泊費、業務上の購入費用などを対象

  • 金額、日付、用途を明確にして提出

  • 会計処理や経費精算に必要

インボイス制度の導入により、消費税の仕入控除を正確にするための記載も求められるようになりました。

2. インボイス制度とは？

2023年10月から導入された**インボイス制度（適格請求書等保存方式）**では、消費税の仕入控除を受けるために、適格請求書の保存が必要です。

  • 適格請求書に記載すべき項目：

    • 発行者の氏名または名称

    • 登録番号

    • 取引年月日

    • 取引内容・数量・単価

    • 税率ごとの消費税額

  • これにより、仕入税額控除を正確に処理できる

立替金精算書にこれらの情報を明記すると、経理処理がスムーズになります。

3. 立替金精算書の記載例

記載例（表形式）

項目 記載例
日付 2025年11月12日
支払先 株式会社〇〇（登録番号：T1234567890123）
取引内容 出張交通費（新幹線往復 東京-大阪）
金額 15,000円
消費税額 1,364円（10%）
税率 10%
備考 領収書添付済

  • ポイント

    • 支払先は登録番号まで記載

    • 消費税額は税率ごとに明確に分ける

    • 領収書や適格請求書を添付する

4. 記載の注意点

  1. 登録番号の記載漏れに注意
    → 適格請求書の要件を満たさないと仕入控除ができません

  2. 税率ごとに分けて記載
    → 軽減税率（8%）と標準税率（10%）が混在する場合は別欄で明示

  3. 証憑の添付を忘れない
    → 領収書や請求書は電子保存も可能ですが、添付・リンクの管理を徹底

  4. 経理担当者とのフォーマット統一
    → 会社ごとに求める情報が異なる場合があります。フォーマットは事前確認が必要

5. まとめ

  • 立替金精算書は、インボイス制度に対応することで仕入税額控除を確実にできる

  • 記載例の通り、支払先、登録番号、税率、消費税額、領収書添付を明記

  • 税率や添付書類の管理、経理ルールの確認でトラブルを防ぐ

正しい立替金精算書を作成することで、経理処理もスムーズになり、税務上のリスクも減らせます。

💡 ポイント：インボイス制度対応は「登録番号＋税率ごとの消費税額＋証憑添付」が重要。会社の経理フォーマットに沿って、正確に記載しましょう。

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