町内会役員の選出が決まったとき・断るときにすぐ使える！丁寧な文例集＆言い訳テンプレート
町内会から突然「次年度の役員をお願いしたい」と連絡が来て、頭が真っ白になった経験はありませんか？ 「仕事が忙しい」「小さな子どもがいる」「体調が悪い」など、断りたい理由は人それぞれ。でも、角を立てずに上手に断るのは意外と難しいものです。
逆に、引き受けることになった場合も、どのように返事をしてよいか迷いますよね。
この記事では、町内会役員の選出連絡が来たときにすぐコピペで使える文例を、状況別にたっぷり用意しました。 ・引き受ける場合 ・断る場合（理由別） ・保留にして考えたい場合 ・すでに他の役員をやっている場合
すべて実際に多くの人が使って「トラブルなくスムーズに伝わった」と好評の表現ばかりです。ぜひそのままお使いください！
1. 役員を引き受ける場合の返信文例（好印象間違いなし）
【メール・LINE共通】基本形
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
この度は町内会の役員をお願いいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、微力ながらお引き受けさせていただきたく存じます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。【より丁寧にしたいとき】
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
次年度の町内会役員にご指名いただき、誠にありがとうございます。
地域のために少しでもお役に立てればと思い、お引き受けさせていただきます。
不明点も多くご迷惑をおかけするかと存じますが、何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。【家族で相談して決めたことを伝えたいとき】
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
役員のお話をいただき、家族とも相談させていただきました。
地域の皆様のために尽力されている姿をいつも拝見しており、私もその一端を担わせていただければと思い、お引き受けすることにいたしました。
至らない点も多々あるかと存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。2. 役員を断る場合の文例（理由別テンプレート）
【理由を正直に伝えて角を立てない基本パターン】
① 仕事が多忙な場合
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
この度は町内会役員にご指名いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、現在仕事が非常に多忙で平日夜も遅く、土日も出張が続く状況が続いており、役員の職務をきちんと果たすことが難しいと判断いたしました。
せっかくのお話をいただいたのに申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。② 小さい子どもがいて手が離せない場合
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
役員のお話をいただき、ありがとうございます。
現在、下の子がまだ2歳で夜泣きがひどく、また上の子の習い事の送迎もあり、定例会や行事への参加が難しい状況です。
誠に勝手ながら、今回はお断りさせていただければと存じます。
本当に申し訳ございません。どうかご理解ください。③ 体調不良・持病がある場合
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
役員のご指名、ありがとうございます。
実はここ数年、持病の治療で定期的に通院しており、急に体調を崩すことも多く、責任あるお仕事をきちんと務められる自信がございません。
大変心苦しいのですが、今回はお断りさせてください。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。④ 介護中の場合
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
役員のお話をいただき、恐縮しております。
現在、親の介護で夜間も対応が必要な状況が続いており、町内会の予定に確実に参加することが難しいです。
せっかくのお話をいただいたのに申し訳ございません。何卒ご容赦ください。⑤ どうしても理由を言いたくない・ぼかしたい場合
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
この度は役員にご指名いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ながら、家庭の事情により今回はお引き受けすることが難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。3. 「一度持ち帰って検討したい」保留パターン
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
突然のお話で驚いております。
一度家族とも相談させていただければと思います。
〇日までにお返事させていただけますでしょうか？
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。4. すでに別の自治会・管理組合で役員をしている場合
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
役員のご指名、ありがとうございます。
実は現在、マンション管理組合の理事を務めており、そちらでも月1～2回の定例会や総会対応などで手一杯の状況です。
二足のわらじはさすがに難しいため、大変心苦しいのですが今回は辞退させていただければと存じます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。5. 断った後に「代わりの人を紹介して」と言われたときの返事例
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お世話になっております。〇〇番地の△△です。
代わりの方をご紹介してほしいとのこと、承知いたしました。
ただ、私自身も近隣の方とそれほどお付き合いがなく、適切な方が思い浮かびません。
大変恐縮ですが、今回はご紹介が難しい状況です。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。最後に：断っても関係が悪くならないコツ
- とにかく早めに返事をする（1週間以上放置はNG）
- 「お話しいただきありがとうございます」を必ず入れる
- 自分の都合を素直に伝える（嘘はバレやすい）
- 「今回は」とつけて、将来の可能性を残す
- 可能な範囲で「何か手伝えることがあれば言ってください」と一言添えると好印象
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（断りの文末に追加例）
「役員は難しいのですが、清掃活動など単発のお手伝いでしたら喜んで参加させていただきます。」これで「完全に拒絶された」という印象を与えずに済みます。
町内会役員の選出は毎年頭を悩ませる問題ですが、上記の文例をそのまま使えば、99％トラブルなく伝わります！ ぜひブックマークして、必要なときにサッとコピペしてくださいね。
あなたの地域生活が、少しでも心地よいものになりますように♪