社員総会議事録の書き方とひな形｜法的要件を満たす作成ポイントを徹底解説
一般社団法人や株式会社を運営する上で避けて通れないのが「社員総会（株主総会）」の開催と、その結果を記録する「議事録」の作成です。議事録は単なる会議のメモではなく、法的に作成が義務付けられている極めて重要な重要書類です。
しかし、「何をどこまで書けばいいのか分からない」「法的に有効な書き方が不安」という悩みを持つ担当者の方も少なくありません。不備があると登記申請が受理されなかったり、過料（罰金）の対象になったりするリスクもあります。
この記事では、初めての方でも迷わず作成できるよう、法的要件をしっかり押さえた「社員総会議事録のひな形」と、作成時の注意点を分かりやすく解説します。
1. 社員総会議事録に必ず記載すべき項目
法律（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律など）によって、議事録には以下の内容を記載することが定められています。
開催日時と場所： 開始時刻だけでなく、終了時刻まで記載するのが一般的です。
出席状況： 理事や監事の氏名、社員の総数、出席した社員の数（委任状を含む）を明記します。
議事の経過と結果： どのような報告がなされ、どのような議論を経て決議に至ったか。
議長および議事録作成者の氏名： 記名押印、または署名が必要です。
2. 【コピーして使える】社員総会議事録のひな形（テンプレート）
以下の構成は、最も一般的で標準的なひな形です。状況に合わせて（ ）の部分を書き換えてご活用ください。
第〇回 定時社員総会議事録
日時
（20XX）年（〇）月（〇）日（曜日）
午前（〇）時（〇）分から午前（〇）時（〇）分まで
場所
（主たる事務所の会議室、またはオンライン会場のURL等）
出席者状況
社員総数：（〇）名 発行済議決権総数：（〇）個
出席社員数：（〇）名（うち委任状による出席者〇名）
出席社員の議決権数：（〇）個
出席理事：（氏名）、（氏名）
出席監事：（氏名）
開会および議長の選任
定刻、代表理事（氏名）は開会を宣し、本総会の定足数を満たしている旨を報告した。議事進行のため、定款の定めに従い（氏名）が議長に就任した。
決議事項および報告事項
第1号議案：第〇期計算書類承認の件
議長より、当期の事業報告、貸借対照表および損益計算書の内容について詳細な説明がなされた。続いて監事より、当該書類が適正である旨の監査報告が行われた。
審議の結果、本案は出席社員の議決権の過半数をもって、原案通り承認可決された。
第2号議案：役員（理事・監事）選任の件
任期満了に伴う役員の改選について、議長より候補者の提示がなされた。
審議の結果、本案は原案通り承認可決され、候補者（氏名）は即座に就任を承諾した。
閉会
以上をもって本日の議事をすべて終了したので、議長は午前（〇）時（〇）分に閉会を宣言した。
本日の議事を明確にするため、議長および出席理事はここに記名押印する。
（20XX）年（〇）月（〇）日
議事録作成者：理事（氏名） （印）
議長：代表理事（氏名） （印）
出席理事：（氏名） （印）
3. 作成時に気をつけるべき「3つのポイント」
① 期限を守って作成・備え置き
議事録は総会終了後、速やかに作成する必要があります。また、主たる事務所に10年間、従たる事務所には写しを5年間備え置く義務があります。社員や債権者から閲覧請求があった場合、これに応じなければなりません。
② オンライン開催（Web会議）の場合
近年増えているオンライン併用型の総会では、場所の項目に「Web会議システムを利用した旨」と「通信環境の安定性が確保されていたこと」を記載しておくのが望ましいです。
③ 記名押印のルールを確認
定款に「議事録署名人」の定めがある場合は、その定めに従い、指定された理事が署名・押印を行います。登記申請に使用する場合、印鑑証明書が必要になるケースもあるため、事前に司法書士などの専門家や法務局の要件を確認しておきましょう。
まとめ：正確な記録が組織を守る
社員総会議事録は、単なる会議の記録に留まらず、法人の意思決定が適正に行われたことを証明する「証拠」です。後々のトラブルを避けるためにも、事実をありのまま、漏れなく正確に記載することが求められます。
このひな形をベースに、自社の定款や実際の決議内容を反映させて、信頼性の高い議事録を作成してください。
もし、特定の複雑な決議（合併や解散、定款の大幅変更など）が必要な場合は、議事録の表現一つで効力が変わることもあるため、専門家によるリーガルチェックを受けることをおすすめします。