理事会議事録の書き方とひな形｜法的要件を網羅した作成マニュアル
一般社団法人や一般財団法人、あるいは株式会社において、業務執行の意思決定を担う「理事会（取締役会）」。その議論の内容を記録する「理事会議事録」は、社員総会議事録と同様に法律で作成が義務付けられている極めて重要な書類です。
理事会は、日常的な運営から重要な契約、役員の選定まで、組織の根幹に関わる事項を決定します。そのため、議事録の不備は決議の無効を招いたり、理事が任務を怠った際の責任追及の根拠となったりすることもあります。
ここでは、法的要件を漏れなく満たし、そのまま実務に活用できる理事会議事録のひな形と、作成上の注意点を詳しく解説します。
1. 理事会議事録に記載すべき必須事項
法律（一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第95条など）に基づき、以下の項目を必ず含める必要があります。
開催日時および場所： 物理的な会場のほか、オンライン開催の場合はその旨。
出席した理事および監事の氏名： 欠席者も記載しておくと、招集手続きの適正さを証明できます。
議事の経過の要領およびその結果： どのような提案があり、どのような意見交換がなされ、最終的にどのような決議となったか。
特別の利害関係を有する理事の氏名： 決議事項について個人的な利害関係がある理事は決議に加われません。その氏名を明記します。
出席した理事および監事の署名または記名押印： 法的に有効な書類にするための必須要件です。
2. 【実務用】理事会議事録のひな形（テンプレート）
多くの組織で採用されている標準的な構成です。状況に合わせて適宜調整してください。
第〇回 理事会議事録
1. 日時
（20XX）年（〇）月（〇）日（曜日）
午前（〇）時（〇）分から午前（〇）時（〇）分まで
2. 場所
（主たる事務所の会議室）
（※Web会議システム等を利用した場合は、その方法と出席理事が所在した場所の概略を記載）
3. 出席者状況
理事総数：（〇）名 出席理事：（〇）名
出席理事氏名：（氏名）、（氏名）、（氏名）
欠席理事氏名：（氏名）
出席監事氏名：（氏名）
4. 議長の選任および開会宣言
代表理事（氏名）は議長席に着き、理事の過半数が出席しており、本理事会が有効に成立した旨を宣し、開会を宣言した。
5. 決議事項および報告事項
第1号議案：重要な契約締結に関する件
議長より、資料に基づき（〇〇株式会社との業務提携契約）の概要および締結の必要性について説明がなされた。
出席理事より（費用の妥当性やリスク管理）について質問があったが、担当理事より詳細な説明がなされ、審議の結果、本案は出席理事の全員一致をもって原案通り承認可決された。
第2号議案：事務所移転の件
議長より、現在の事務所の老朽化に伴い、事務所を（所在地）へ移転する案が提示された。移転時期および予算について審議した結果、本案は承認可決された。
報告事項：各部門の事業報告
各担当理事より、直近の事業進捗状況および収支予測について報告がなされた。監事より、業務執行の状況について特に指摘すべき事項はない旨の発言があった。
6. 閉会
以上をもって本日の議事をすべて終了したので、議長は午前（〇）時（〇）分に閉会を宣言した。
本日の決議を明確にするため、出席した理事および監事はここに記名押印する。
（20XX）年（〇）月（〇）日
議長・代表理事：（氏名） （印）
出席理事：（氏名） （印）
出席理事：（氏名） （印）
出席監事：（氏名） （印）
3. 運用における重要な注意点
署名・押印の義務
社員総会議事録とは異なり、理事会議事録には「出席したすべての理事および監事」の署名または記名押印が必要です。一人でも欠けると、登記申請などで不備を指摘される原因となります。
閲覧と備え置き
理事会議事録は、主たる事務所に10年間備え置かなければなりません。社員（株主）が閲覧を請求する場合、裁判所の許可が必要なケースもありますが、基本的には適正に管理・保管する義務があります。
持ち回り決議（みなし決議）
理事が一堂に会さず、書面や電磁的記録で全員の同意を得る「みなし決議」を行う場合は、定款にその旨の定めがあることが前提となります。その際の議事録には、実際には集まっていないため、特有の記載（提案をした理事の氏名や、全員の同意を得た日など）が必要になります。
まとめ：透明性の高い組織運営のために
理事会議事録を正確に作成することは、組織の透明性を高め、役員自身の身を守ることにもつながります。万が一、後に事業上の問題が発生した際、議事録に「適切な審議が行われたプロセス」が記録されていれば、理事が善管注意義務を果たしていたことの証明となるからです。
このひな形を活用し、形骸化させない実効性のある記録作成を心がけましょう。